Hoe om te gaan met % opdracht op een taak, effectiviteit en verzuim?
Mensen werken niet 100% effectief aan een taak vanwege:
- Ziekte
- Parttime dagen of vakantie
- Toiletbezoek/roken/gezelschapspraatje
- Probleemoplossing
- Wegdromen
- Projectvergaderingen
- Verplichtingen voor andere projecten
- Verplichtingen voor de lijnorganisatie
- Enz.
De algemene overtuiging (en gekozen aanpak) is dat planning voor 80% effectiviteit al deze situaties zal omvatten. Het eenvoudigweg inzetten van 80% als eenheden voor een taak is echter om verschillende redenen NIET de JUISTE manier.
Hoe ga je correct om met verzuim en projecttijd?
De goeroes op dit gebied zijn het erover eens dat de voorkeursmethode als volgt is:-
Persoonlijke tijd
- Vakantie, standaard vrije dag - Blokkeer dagen in de resourcekalender
- Ziekte kan niet worden gepland - Wanneer het gebeurt, zal het bijhouden van de voortgang de dag(en) onthullen waarop niet is gewerkt. Zwangerschapsverlof of herstel na een operatie kunt u plannen in de hulpmiddelenkalender.
-
Projecttijd
- Probleemoplossing - Vergroot de hoeveelheid (resterend) werk, aangezien het oplossen van problemen ook tot de taak behoort.
- Dagdromen, toiletbezoek, roken, gezellig praten - Vergroot de hoeveelheid (resterend) werk, omdat het voor de kolom werk realistischer is om de bruto hoeveelheid werk in te schatten. Het gebeurt, we zijn allemaal mensen toch? Deze tijd komt echter ten laste van jouw project... Jouw taak om dit binnen de perken te houden.
- Projectvergaderingen - Individuele vergaderingen kunnen worden gepland met Outlook, maar als het tijdverbruik van deze vergaderingen aanzienlijk is, kunt u een wekelijks gemiddelde blokkeren met behulp van de functie voor terugkerende taken. Houd er rekening mee dat de reeksen de samenvattingstaak vormen en dat de exemplaren de taken zijn waaraan u resources kunt toewijzen.
-
Bedrijfstijd
- Personeelsvergadering of vrijdagmiddagborrel - Bedenk of u onderbrekingen van 1 uur moet plannen. Zal deze onbeschikbaarheid zo'n grote impact hebben op uw mijlpaaldata dat het de moeite waard is om dit in de admin te zetten?
- Andere projecten - Plan niet, het is niet jouw scope. Als u een resource voor 0,5 FTE aan uw project hebt toegewezen, wijzigt u de Max. Eenheden in het resourceblad naar 50%, of bewerkt u de beschikbaarheidsperioden in de kalender.
- Lijnactiviteiten - Plan niet, hetzelfde als hierboven.