Als de omstandigheden voor bepaalde taken zodanig zijn dat u
minder risico op de taak wilt toestaan , zoek dan naar de schatting die overeenkomt met minder risico.
Het toestaan van minder risico gaat onvermijdelijk ten koste van
het toewijzen van meer werk/doorlooptijd aan een taak.
In de afbeelding hierboven is de rode lijn naar rechts verplaatst, wat betekent dat er minder risico op te laat komen wordt geaccepteerd. Daarom moet de overeenkomstige schatting worden gebruikt in MS Project.
Best practices schatten
1. Alle schattingen brengen een inherente mate van
onzekerheid met zich mee, vooral in de vroege stadia van het project, waar er meer onbekendheden zijn. Het is van cruciaal belang dat u het percentage onbekende factoren in uw schatting kwantificeert en dit compenseert met een gelijkwaardig niveau van onvoorziene gebeurtenissen (een waarschijnlijke gebeurtenis waarmee u rekening hebt gehouden op basis van de risicobeoordeling). Als u bijvoorbeeld uit ervaring weet dat gemiddeld 25% van uw werk onvoorzien is, kunt u deze 25% meenemen in uw schattingen.
2. Zorg ervoor dat je alle fasen en activiteiten (latere fasen en activiteiten op een hoger niveau, bijvoorbeeld per fase) van het project
meeneemt . Neem ook specifieke tijd op voor managementactiviteiten zoals projectmanagement, teammanagement, technische begeleiding, training, etc. als daar nog geen rekening mee is gehouden.
3. Houd rekening met de
inspanningsuren op basis van de
feitelijk toegewezen middelen . Als de daadwerkelijke resource die de taak uitvoert niet het persoon/vaardigheidsniveau is dat bij de schattingssessie betrokken/overwogen werd, controleer dan of de schatting nog steeds correct is. Verschillende vaardigheidsniveaus kunnen een grote rol spelen.
4. Overweeg
herbewerking . In een perfecte wereld zouden alle projectresultaten de eerste keer correct zijn. Bij echte projecten is dat meestal niet het geval. Werkplannen waarin geen rekening wordt gehouden met herbewerking kunnen er gemakkelijk toe leiden dat de totale inspanning die gepaard gaat met het voltooien van de deliverables, wordt onderschat. Dit moet niet worden verward met reikwijdtewijzigingen. Als u een eindproduct produceert dat niet aan alle oorspronkelijke vereisten voldoet, of een kwaliteitsprobleem vertoont, kan herbewerking nodig zijn. Maak bijvoorbeeld een afspraak met uw collega die uw werk zal voortzetten (vervolgtaak) en spreek de 'must have'-specificaties af zodat hij of zij verder kan gaan.
Meer over taken, duur en schattingen kunt u leren in onze Intermediate e-cursus.
Risico's in uw MS Projectplanning
Hoe houdt u rekening met risico's bij het inschatten van de inspanningen in uw MS Project-schema?
Laat het achter in de reacties hieronder.
